وارد كردن اطلاعات و تشكيل Index

1-2: منظور از INDEX چيست؟

با كليك كردن دكمه می‌توانيد يك فيلد يا گروهی از فيلدها را Index گذاری كنيد. در هنگام Index گذاری، يك جدول جديد كه برای كاربر نيز قابل ديد نيست ساخته می‌شود كه بنا به خصوصيات گفته شده دسته‌بندی شده است. در اين Index در هنگام عمليات دسته‌بندی و مرتب كردن دست برده می‌شود. پس می‌توان گفت كه در اين صورت Index بيشتر برای سرعت بخشيدن به بعضی از روندها وجود دارد. در بيشتر اوقات Index‌ها به عنوان كليد در نظر گرفته می‌شوند.

2-2: استفاده از Index‌ها:

چه زمانی بايد از Index استفاده شود؟

از Index‌ها در فيلدهايی بايد استفاده كنيد كه بيشتر اوقات دنبال اعداد يا اطلاعاتی در آنها می‌گرديد يا می‌خواهيد آنها را دسته‌بندی كنيد. يكی از نقش‌های اصلی Index‌ها در پيوند جداول با سوالات است. درست عمل كردن Index‌ها برای سرعت سوالات بسيار مهم است.

چه زمانی نبايد از يك Index استفاده كرد؟

اگر فيلد‌هايی داريد كه محتوای آنها مرتبا تغيير می‌كند، بهتر است كه از Index استفاده نكنيد، چرا كه در هر تغيير Index هم يكبار Refresh می‌شود. «در اين ميان زمان شماست كه از بين می‌رود».

2-3: چه نوع كليد‌هايی وجود دارند؟

- كليد اوليه

كليد اوليه، كليه خاصی است كه استفاده می‌شود تا هر جمله اطلاعاتی را در جدول به راحتی شناسايی كند. يعنی در فيلدی كه دارای كليد اوليه می‌باشد، داده تنها يكبار داده می‌شود و كپی كردن از روی آن يا استفاده مجدد از آن ممكن نيست.

خصوصيات يك كليد اوليه:

- يك كليد اوليه به شما اين امكان را می‌دهد كه كليدی تشكيل شده از دو يا چند فيلد اطلاعاتی را تشكيل دهيد.

- يك كليد اوليه هميشه واضح است.

- يك فيلد كه با كليد اوليه نشانه‌گذاری شده است، در اكسس در بعضی از روندهای مشخص، به عنوان ارزش يا داده پيشنهادی استفاده می‌شود.

درست كردن كليد اوليه:

برای اين كار فيلدهای مورد نظر را علامت بزنيد و با دكمه راست ماوس يكبار كليك كنيد و سپس از منو دستور "Primary Key" را انتخاب كنيد.

كليد ثانويه:

كليدهای ثانويه يا همان Secondary Keys كليدهای واضحی نمی‌باشند. آنها تنها واردكردن يك يا چند داده يكسان را در يك فيلد اطلاعاتی ممكن می‌سازند.

Index در چند فيلد:

برای مثال اگر شما در اسامی فاميل، اسامی معمولی را نيز می خواهيد Index كنيد. بايد از Index در چند فيلد استفاده كنيد. برای اين كار گزينه "indexes" را انتخاب كنيد. پس در اين مثال به فيلد مربوط به اسم فاميل، يك اسم Index بدهيد و نحوه ترتيبی Sort كردن را مشخص كنيد. در خط بعدی تنها اسم فيلد و ترتيب Sort را وارد كنيد و اينگونه يك Index در چند فيلد تشكيل شده است.

2-4: وارد كردن اطلاعات:

- بازكردن جدول:

شما می‌توانيد پس از تشكيل يك جدول اطلاعاتی را در آن وارد كنيد. برای اين كار بخش "Tables" را برگزينيد ، سپس جدولی را انتخاب كنيد و دوبار روی آن كليك كنيد.

- چهارچوب صفحه:

با انجام مرحله قبلی جدول انتخابی را در صفحه خواهيد ديد.

در چهارچوب اصلی، ابتدای هر ستون اسم فيلد را مشخص می‌كند و سطرها، جملات اطلاعاتی را می‌سازند.

جدول باز شده از ابتدا دارای يك سطر می‌باشد. اين سطر كه بعدا توسط خود اكسس با يك ستاره كوچك علامت‌گذاری می‌شود، نمايانگر يك ركورد اطلاعاتی جديد است چرا كه به محض اينكه در اين ركورد اطلاعاتی چيزی بنويسيد، ركورد جديدی تشكيل می‌شود. اطلاعات داده شده پس از هر بار ترك جدول ثبت می‌شوند.

2-5: حركت درون جدول:

- پرش به فيلد بعدی

توسط فشار دادن دكمه شما به فيلد بعدی خواهيد رفت.

- دكمه‌های مسيرياب:

توسط كليك كردن دكمه‌های نشان داده شده در زير می‌تواند در جدول حركت كنيد:

عملكرد:
پرش به اولين ركورد
رفتن يك ركورد به عقب
رفتن يك ركورد به جلو
پرش به آخرين ركورد اطلاعاتی
وارد كردن ركورد جديد

- پرش مستقيم به يك ركورد اطلاعاتی خاص:

اگر می‌خواهيد كه مستقيما به يك ركورد اطلاعاتی برويد، شماره ركورد را در فيلد بين دكمه‌های مسيرياب وارد كنيد.

پاك كردن جدول:

هر جدولی را می‌توانيد پاك كنيد. برای اينكار روی جدول مورد نظر كليد سمت را بزنيد و از منو، گزينه Delete را انتخاب كنيد و دكمه را فشار دهيد. پس از تاييد كردن سوال امنيتی جدول برای هميشه پاك می‌شود.

2-6: قالب جدول:

- تغيير قالب جدول:

با كمك گزينه "Format" می‌توانيد قالب جدول را تغيير دهيد. هنگام بستن جدول از شما سوال می‌شود كه آيا تغيير قالب ثبت شود يا نه.

- مخفی يا آشكار كردن ستون:

ستون مورد نظر را علامت بزنيد و در منوی "Format" دستور Hide Columns را بر گزينيد. در اين صورت ستون مورد نظر شما حذف می‌شود، بر عكس اين عمل را می‌توانيد با دستور Unhide Columns انجام دهيد.

2-7: تغيير تنظيمات استاندارد:

- درست كردن ستون‌ها:

شما می‌توانيد يك يا چند ستون را از صفحه مشخص كنيد، يعنی اين ستون‌ها مرتبا در لبه چپ جدول قابل مشاهده هستيد. برای اينكار ستون مورد نظر را انتخاب كنيد و از منوی "Format" دستور "Freeze Columns" را برگزينيد.

- از بين بردن  "Freeze Columns":

برای اينكار تنها لازم است كه در منوی "Format" گزينه زير را برگزينيد:

"Unfreeze All Columns"

- تنظيمات استانداردی برای تصوير صفحه اطلاعات:

شما می‌توانيد استانداردهای صفحه را عوض كنيد برای اينكار بخش‌های زير را انتخاب كنيد.

Extras->Options->datasheet

در اينجا حتی فونت استاندارد را نيز می‌توانيد تغيير دهيد.

تمرين 3: جمع آوری اطلاعات در يك جدول:

اطلاعات زير را به جدول مشخصات مشتری "Kundenstamm" اضافه كنيد.

كليد اوليه را برای فيلد شماره مشتری در نظر بگيريد.